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會(huì)展策劃：論壇的籌備與組織 論壇是展會(huì)中一道絢麗的風(fēng)景線。是與洽談交易活動(dòng)并重的一項(xiàng)內(nèi)容，也是展會(huì)中最精彩、最受歡迎的活動(dòng)之一。 展覽會(huì)越來(lái)越講究展、會(huì)并重，組織者在舉辦展覽的同時(shí)。通常要組織相關(guān)內(nèi)容的論壇。請(qǐng)來(lái)大批中外一流的專家、學(xué)者，甚至社會(huì)活動(dòng)家、政府要員等參加。在論壇上。這些特邀嘉賓不僅能帶來(lái)國(guó)內(nèi)外最新的信息、技術(shù)和項(xiàng)目。更能帶來(lái)相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)具有前瞻性和導(dǎo)向性的新論點(diǎn)、新理念、新思維。應(yīng)當(dāng)說(shuō)。論壇是加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流。增進(jìn)友誼的橋梁與紐帶。對(duì)提升展會(huì)檔次、擴(kuò)大影響。擴(kuò)展?jié)撛诳蛻簦饬x非同尋常。在這里，群英聚會(huì)。智慧激蕩，有助于拓寬視野、更新知識(shí)、交融理念、開(kāi)拓思路。一些知名展會(huì)，如廣交會(huì)、高交會(huì)和北京”國(guó)際周”等大型展會(huì)期間舉辦的論壇。聽(tīng)眾多達(dá)數(shù)萬(wàn)人。門票緊俏。場(chǎng)場(chǎng)爆滿。一場(chǎng)成功的展會(huì)，不但要有可觀的成交額，還要組織好發(fā)人深省、富有啟迪的論壇講座，已經(jīng)成為無(wú)可爭(zhēng)議的事實(shí)。 籌備，組織高水平的論壇。是一件非常復(fù)雜而又細(xì)致繁瑣的工作。它要求建立嚴(yán)密、高效、相互協(xié)作的組織機(jī)構(gòu)，制定周密詳盡的流程計(jì)劃。通常應(yīng)做好以下幾項(xiàng)主要工作： （一）成立籌備委員會(huì) 論壇籌備委員會(huì)。一般設(shè)主任1人，副主任卜人，委員若干人。其主要任務(wù)是：謀劃論壇的整體框架，做好論壇組織的前期準(zhǔn)備工作。主要包括： 1.籌備成立組織委員會(huì)和評(píng)審委員會(huì)，劃分各自承擔(dān)的任務(wù)； 2.確定主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、特約媒體等： 3.確定論壇講座的主題。堅(jiān)持少而精、高層次、高規(guī)格。積極促進(jìn)科技成果產(chǎn)業(yè)化的原則。力求向?qū)I(yè)化展會(huì)方向努力。為使論題有的放矢，也可征集參展單位共同感興趣的論題，從中擇優(yōu)選用。粗略劃分若干專業(yè)論題的內(nèi)容、范圍等； 4.確定論壇整體時(shí)間區(qū)段及大體場(chǎng)次： 5.確定主講人及其論題內(nèi)容； 6.研究征集論文辦法及評(píng)選比例、獎(jiǎng)金數(shù)額等： 7.確定邀請(qǐng)的相關(guān)人員、單位： 8.確定論壇的規(guī)模、人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)： 9.制定財(cái)務(wù)預(yù)算。 （二）組建組織委員會(huì) 組織委員會(huì)的主要任務(wù)是負(fù)責(zé)整個(gè)論壇的組織安排，保證論壇能夠順利進(jìn)行。可設(shè)主任1人，副主任1-2人。組委會(huì)下面一般還要設(shè)立三個(gè)小組： 秘書(shū)組：設(shè)組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)各一人，組員若干人。其主要任務(wù)是： 1.發(fā)布舉辦論壇會(huì)議的通知，內(nèi)容包括舉辦時(shí)間、地點(diǎn)、演講專家及題目等。通過(guò)網(wǎng)上登錄、媒體廣告、直郵、上門發(fā)送等多種方式在一定范圍內(nèi)“廣而告之”。“一定范圍”是指要將觀眾盡且定在各用戶部門領(lǐng)導(dǎo)、信息主管、技術(shù)專家、企業(yè)的CEO、CIO等決策者，各IT分銷商、代理商、駐華商社的代表等層次較高的范圍內(nèi)，務(wù)求到會(huì)的觀眾是高素質(zhì)的目標(biāo)觀眾： 2.征集論文。明確征集論文的內(nèi)容范圍、有關(guān)技術(shù)要求及投稿截止日期等，如要求論文具有創(chuàng)新性。未在國(guó)內(nèi)外報(bào)刊上公開(kāi)發(fā)表過(guò)等。對(duì)正文的篇幅、摘要的字?jǐn)?shù)、份數(shù)，郵寄、打印論文的具體要求，論文的字體、字號(hào)、紙型。是否要帶中、英文譯件。是否要軟盤 以及聯(lián)系人、聯(lián)系方式等要提出明確要求； 3.發(fā)送邀請(qǐng)信。分兩部分進(jìn)行：向主講人發(fā)出邀請(qǐng)，落實(shí)主講人。邀請(qǐng)函務(wù)必注明論壇的主題及被邀請(qǐng)人分擔(dān)的演講題目、開(kāi)會(huì)日期、演講的時(shí)間要求等。便于演講人準(zhǔn)備演講材料。此項(xiàng)邀請(qǐng)至少提前一個(gè)月發(fā)出，并盡早落實(shí)。向有關(guān)主管部門、領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、關(guān)系單位、新聞媒體發(fā)出邀請(qǐng)： 4.撰寫領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)幕詞、閉幕詞、主持人講話及相關(guān)的會(huì)議宣傳報(bào)道材料； 5.為每場(chǎng)主持人提供主講人簡(jiǎn)歷、業(yè)績(jī)及本次講演論文摘要： 6.編輯論壇簡(jiǎn)報(bào)： 7.收集整理演講稿 登記造冊(cè)。按專題進(jìn)行分類； 8.整理復(fù)制錄音、錄象、刻錄光盤并組織贈(zèng)送與銷售： 9.組織、安排、接待各媒體記者； 10.編輯論壇文集。 組織組：設(shè)組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)各一人，組員若干人，其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)整個(gè)論壇的組織和安排工作。它的工作必須有條有理。井然有序，是論壇順利進(jìn)行的關(guān)鍵部門。 1.編制論壇各場(chǎng)次日程安排。具體落實(shí)主、分會(huì)場(chǎng) 地點(diǎn)、主持人，如果需要分組研討 要安排討論地點(diǎn)和召集人； 2.落實(shí)主會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)場(chǎng)地、電源、音響、投影、錄音錄象設(shè)備等相關(guān)設(shè)備，并落實(shí)后備電源、后備擴(kuò)音設(shè)備及值班電工等應(yīng)急安排； 3.根據(jù)需要 安排同傳或交傳翻譯： 4.設(shè)置論壇會(huì)標(biāo)與引導(dǎo)標(biāo)識(shí)； 5.確定是否組織電視現(xiàn)場(chǎng)轉(zhuǎn)播及其場(chǎng)次： 6.確定每場(chǎng)會(huì)議議程：如主持人宣布講演開(kāi)始 并在每位嘉賓演講之前，簡(jiǎn)要介紹主講嘉賓的簡(jiǎn)歷、業(yè)績(jī)及演講題目要點(diǎn)等； 7.制定與維持會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。包括是否準(zhǔn)許拍照、錄音錄像等： 8.保障會(huì)場(chǎng)的光電、溫度、通風(fēng)保持正常狀態(tài)。落實(shí)服務(wù)人員及茶、水供應(yīng)等； 9.安排好新聞媒體人員在會(huì)場(chǎng)工作和休息的位置； 10.組織新聞發(fā)布會(huì)； 門協(xié)調(diào)好與秘書(shū)組、會(huì)務(wù)組的關(guān)系、相互密切配合。 會(huì)務(wù)組：設(shè)正長(zhǎng)副組長(zhǎng)各1人 組員若干人，其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)整個(gè)論壇的會(huì)務(wù)工作，包括： 1.印制、發(fā)放入場(chǎng)證件和會(huì)議相關(guān)材料； 2.負(fù)責(zé)報(bào)道登記、出售門票； 3.迎送、接待主講人，負(fù)責(zé)食宿安排； 4.組織專業(yè)人員對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行安全檢查，疏通通道，開(kāi)啟安全門等： 5.購(gòu)買、發(fā)放紀(jì)念品，填寫證書(shū)。支付各類費(fèi)用； 6.財(cái)務(wù)結(jié)算。 在整體運(yùn)作過(guò)程中 秘書(shū)組、組織組、會(huì)務(wù)組雖各有職責(zé)。但又需要默契配合，互相支援，形成一個(gè)整體，保證論壇的順利進(jìn)行。 （三）成立評(píng)審委員會(huì) 有的論壇會(huì)議設(shè)定評(píng)選論文，需要成立評(píng)委會(huì)，否則不必設(shè)立。 評(píng)審委員會(huì)可設(shè)主任1人 副主任1人，委員5－7人 評(píng)委總數(shù)最好是單數(shù)。以便評(píng)審表決。 1.聘請(qǐng)?jiān)u委。要聘請(qǐng)有較高思想水平、政策水平、專業(yè)水平，并具有一定聲望和權(quán)威。能秉公辦事的人員為評(píng)委； 2.制定評(píng)選論文的標(biāo)準(zhǔn)，按照比例準(zhǔn)確地評(píng)出論文等級(jí)。 總之，大量細(xì)致周密、有條不紊的工作 全體工作人員的密切配合是成功舉辦論壇的先決條件。 講演論文摘要： 6.編輯論壇簡(jiǎn)報(bào)： 7.收集整理演講稿 登記造冊(cè)。按專題進(jìn)行分類； 8.整理復(fù)制錄音、錄象、刻錄光盤并組織贈(zèng)送與銷售： 9.組織、安排、接待各媒體記者； 10.編輯論壇文集。 組織組：設(shè)組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)各一人，組員若干人，其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)整個(gè)論壇的組織和安排工作。它的工作必須有條有理。井然有序，是論壇順利進(jìn)行的關(guān)鍵部門。 1.編制論壇各場(chǎng)次日程安排。具體落實(shí)主、分會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)、主持人，如果需要分組研討 要安排討論地點(diǎn)和召集人； 2.落實(shí)主會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)場(chǎng)地、電源、音響、投影、錄音錄象設(shè)備等相關(guān)設(shè)備，并落實(shí)后備電源、后備擴(kuò)音設(shè)備及值班電工等應(yīng)急安排； 3.根據(jù)需要 安排同傳或交傳翻譯： 4.設(shè)置論壇會(huì)標(biāo)與引導(dǎo)標(biāo)識(shí)； 5.確定是否組織電視現(xiàn)場(chǎng)轉(zhuǎn)播及其場(chǎng)次： 6.確定每場(chǎng)會(huì)議議程：如主持人宣布講演開(kāi)始 并在每位嘉賓演講之前，簡(jiǎn)要介紹主講嘉賓的簡(jiǎn)歷、業(yè)績(jī)及演講題目要點(diǎn)等； 7.制定與維持會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。包括是否準(zhǔn)許拍照、錄音錄像等： 8.保障會(huì)場(chǎng)的光電、溫度、通風(fēng)保持正常狀態(tài)。落實(shí)服務(wù)人員及茶、水供應(yīng)等； 9.安排好新聞媒體人員在會(huì)場(chǎng)工作和休息的位置； 10.組織新聞發(fā)布會(huì)； 門協(xié)調(diào)好與秘書(shū)組、會(huì)務(wù)組的關(guān)系、相互密切配合。 會(huì)務(wù)組：設(shè)正長(zhǎng)副組長(zhǎng)各1人 組員若干人，其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)整個(gè)論壇的會(huì)務(wù)工作，包括： 1.印制、發(fā)放入場(chǎng)證件和會(huì)議相關(guān)材料； 2.負(fù)責(zé)報(bào)道登記、出售門票； 3.迎送、接待主講人，負(fù)責(zé)食宿安排； 4.組織專業(yè)人員對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行安全檢查，疏通通道，開(kāi)啟安全門等： 5.購(gòu)買、發(fā)放紀(jì)念品，填寫證書(shū)。支付各類費(fèi)用； 6.財(cái)務(wù)結(jié)算。 在整體運(yùn)作過(guò)程中 秘書(shū)組、組織組、會(huì)務(wù)組雖各有職責(zé)。但又需要默契配合，互相支援，形成一個(gè)整體，保證論壇的順利進(jìn)行。 （三）成立評(píng)審委員會(huì) 有的論壇會(huì)議設(shè)定評(píng)選論文，需要成立評(píng)委會(huì)，否則不必設(shè)立。 評(píng)審委員會(huì)可設(shè)主任1人 副主任1人，委員5－7人 評(píng)委總數(shù)最好是單數(shù)。以便評(píng)審表決。 1.聘請(qǐng)?jiān)u委。要聘請(qǐng)有較高思想水平、政策水平、專業(yè)水平，并具有一定聲望和權(quán)威。能秉公辦事的人員為評(píng)委； 2.制定評(píng)選論文的標(biāo)準(zhǔn)，按照比例準(zhǔn)確地評(píng)出論文等級(jí)。 總之，大量細(xì)致周密、有條不紊的工作 全體工作人員的密切配合是成功舉辦論壇的先決條件。 |
